Aanvraagprocedure

Stap 1: Aanleveren aanvraagformulier

• Download het aanvraagformulier en stuur het ingevulde en ondertekende formulier met de vereiste bijlagen naar aanvraag@steunlaatstewil.nu
• Stuur met de aanvraag de volgende bijlagen mee: begroting, dekkingsplan en projectplan (zie richtlijnen en voorwaarden en projectplan)
• Stuur de aanvraag tijdig in, de sluitingsdata kun je vinden op het overzicht deadlines.

Stap 2: Beoordeling door adviescommissie

• Wij streven ernaar binnen een week na ontvangst van je aanvraag een ontvangstbevestiging per e-mail te versturen.
• Je aanvraag wordt inhoudelijk beoordeeld door een deskundige adviescommissie. Deze commissie brengt schriftelijk advies uit aan het bestuur en licht het advies zo nodig in de bestuursvergadering mondeling toe.

Stap 3: Besluit over toekenning

• Het bestuur van Steunfonds Laatste Wil besluit in de bestuursvergadering over de toekenning van financiële bijdragen. Na de vergadering wordt het bestuursbesluit zo snel mogelijk per e-mail aan je bekend gemaakt. Op het overzicht deadlines kun je terugvinden in welke maand het bestuur besluit over de ontvangen aanvragen.
• Je ontvangt van ons per e-mail een brief waarin de toekenning/afwijzing van je aanvraag wordt toegelicht.

Stap 4: Toekenningsbrief en -formulier

• In de toekenningsbrief worden ook de voorwaarden waaronder de toekenning wordt gedaan aan je bekend gemaakt.
• Bij de toekenningsbrief ontvang je een toekenningsformulier. Hiermee dien je te bevestigen dat het beoogde project daadwerkelijk doorgang vindt en dat je akkoord gaat met de voorwaarden van het fonds.
• Stuur het ingevulde en ondertekende toekenningsformulier binnen een halfjaar aan aanvraag@steunlaatstewil.nu

Stap 5: Uitbetaling eerste 80% toegekende bedrag

Zodra wij het ingevulde en ondertekende toekenningsformulier van je hebben ontvangen, zorgen wij dat de eerste 80% van het toegekende bedrag als voorschot aan je wordt overgemaakt.

Stap 5a: Wijzigingen van het projectplan of de begroting tijdens het project

• Het projectplan en de begroting die bij de beoordeling van de aanvraag voor een financiële bijdrage zijn ingediend zijn leidend bij de verantwoording van het project.
• Voor het wijzigen van het projectplan of de begroting dient vooraf toestemming te worden verkregen bij het Steunfonds Laatste Wil.
• Indien vooraf geen toestemming is gegeven dan kan dit leiden tot vermindering van de financiële bijdrage van het fonds. Terugvorderen van de financiële bijdrage kan aan de orde zijn als niet aan de gestelde voorwaarden wordt voldaan.

Stap 6: Verantwoording project

• Na de afronding van het project dien je een inhoudelijke- en financiële verantwoording over het project aan te leveren.
• De financiële verantwoording dient te bestaan uit een overzicht van de werkelijk gemaakte kosten afgezet tegen de oorspronkelijke begroting. Indien van toepassing dient een kopie van facturen over gemaakte kosten te worden meegestuurd.
• Voor de verantwoording dien je gebruik te maken van het formulier Verantwoording financiële bijdrage.
• Download het Formulier verantwoording en evaluatie projecten
• Stuur het ingevulde en ondertekende verantwoordingsformulier naar aanvraag@steunlaatstewil.nu

Stap 7: Uitbetaling laatste 20% toegekend bedrag

• De verantwoording wordt voorgelegd aan onze adviescommissie die de aanvraag heeft beoordeeld. Hun bevindingen zullen wij aan je melden, zodra deze bekend zijn.
• Na goedkeuring van de verantwoording door de adviescommissie wordt de definitieve financiële bijdrage vastgesteld en zorgen wij dat het resterende deel (meestal 20%) van het toegekende bedrag aan je wordt overgemaakt.
• Indien uit de verantwoording blijkt dat de gemaakte kosten lager zijn dan in de oorspronkelijke begroting is opgenomen bij de toekenning, dan wordt de definitieve financiële bijdrage naar beneden bijgesteld. Als dan blijkt dat de definitieve financiële bijdrage lager is dan het bedrag dat reeds door het fonds is overgemaakt, dan wordt het te veel overgemaakte bedrag teruggevorderd.
• Hiermee is het project voor ons afgesloten.

Algemene informatie aanvraagprocedure

• De directe contacten met de aanvrager worden in eerste instantie onderhouden vanuit de adviescommissie.
• Het bestuur van het fonds besluit enkele malen per jaar over toekenning van financiële bijdragen, zie het overzicht deadlines.
• Indien een project wordt goedgekeurd, dient het binnen zes maanden te worden opgestart. Indien zonder toestemming van het Steunfonds Laatste Wil dit niet gebeurt, dan vervalt de toekenning.
• Bij meerjarige financiering wordt na het einde van elk jaar een schriftelijk verslag over de voortgang van het project en een schriftelijke verantwoording over de besteding van de financiële bijdrage verwacht. Aan de hand van dit verslag en deze financiële verantwoording bepaalt het bestuur van het fonds of de financiële bijdrage gecontinueerd kan worden.
• Tegen besluiten van het bestuur is geen beroep mogelijk.